داشتن یک تجارت با داشتن مسئولیت های آن، کاری بسیار دشوار است. در این میان داشتن حسابداری کاربلد و امین نیز بسیار مهم تلقی میشود. برای اینکه تمامی کارها به خوبی پیش برود، هر حسابدار باید دارای ابزار حسابداری مناسب باشد تا بتواند تمامی حساب و کتاب ها را با دقت بالایی انجام دهد.
این مطلب به معرفی ابزار کار یک حسابدار می پردازد.
ماشین حساب: اصلی ترین ابزار حسابداری
یکی از اصلی ترین ابزارهای حسابداری، ماشین حساب است. ماشین حساب ابزاری است که با آن می توان محاسبات و معادلات ریاضی را به آسانی و سرعت و البته نتیجه دقیق انجام داد. ماشین حساب های پایه فقط می توانند محاسبات ریاضی شامل جمع، تفریق، ضرب و تقسیم را انجام دهند. با این حال، ماشین حساب های پیچیده تر می توانند عملیات های پیچیده مانند لگاریتم، توابع مثلثاتی و رادیکال ها را انجام دهند.
یک مدل ماشین حساب مختص به امور حسابداری وجود دارد که به این صورت عمل میکند، یک کد مخصوص به دستگاه داده می شود و طبق الگوریتم های خاص، محاسبات انجام می شوند. همچنین ماشین حساب مهندسی نیز برای انجام محاسبات پیچیده تر موجود است و معمولاً دارای چاپگر برای پرینت گرفتن اطلاعات و داده ها است.
اکثر ماشین حساب های امروزی خورشیدی هستند و با باتری نیز کار میکنند. از این رو طول عمر بالایی دارند. در فروشگاه اینترنتی دفتر دستک مجموعه متنوعی از ماشین حساب اعم از ماشین حساب حسابداری، ماشین حساب مهندسی وجود دارد و شما بسته به نیازتان میتوانید به راحتی سفارش خود را ثبت نمایید.
کاغذ و گیره کاغذ
همه ما برای یادداشت برداری های روزانه به کاغذ نیاز داریم. پس کاغذ ابزار ضروری برای یک حسابدار تلقی می شود. کاغذ در اندازه و با گرماژ متفاوت تولید می شوند. اما شاید بتوان اینگونه اعلام کرد که کاغذ 80 گرمی از نظر وزنی مناسب برای استفاده روزانه و پرینتر اداری است. دفتر دستک به شما کاغذ A4 کپی مکس را پیشنهاد میکند.
در نهایت گیره کاغذ ابزاری مکمل برای کاغذ بشمار می رو که برای اتصال ورق های کاغذ به یکدیگر و طبقه بندی اسناد و مدارک استفاده می شود. گیره کاغذ معمولاً از سیم فولادی خم شده به شکل حلقه ای ساخته شده است (اگر چه برخی از آنها با پلاستیک رنگی پوشانده شده اند). این ابزار نیز یکی از ابزارهای حسابداری بشمار میرود. با داشتن گیره کاغذ می توانید به جای منگنه کردن، ورق کاغذ را به هم متصل کنید و در صورت تمایل و بدون آسیب یا پاره شدن کاغذ آنها را از هم جدا نمایید.
مداد، پاک کن و مدادتراش
از آنجایی که یک حسابدار به طور مداوم با اعداد و ارقام سر و کار دارد، پس برای محاسبه به ابزارهای نگارش نیز نیاز دارد. بهتر است به جای خودکار، از مداد استفاده شود که قابلیت پاک شدن نیز دارد و در کمترین زمان ممکن نوشته ها از صفحه پاک میشوند. پس بهتر است از مدادهایی با مغزی نرم و روان، پاک کن هایی با قدرت پاک کنندگی بالا و بدون ایجاد لکه و یا هر گونه سیاهی بر روی کاغذ و مداد تراش هایی با تیغه مستحکم و فلزی استفاده کنید. شما میتوانید همه این محصولات را در فروشگاه اینترنتی دفتر دستک با مدل ها و قیمت های متنوع خریداری کنید.
کازیه: از ابزار کار یک حسابدار
یکی دیگر از ابزارهای مفید برای کمک به یک حسابدار کازیه است. کازیه ابزاری است که به طبقه بندی و سازمان دهی اسناد و مدارک بر روی میز کار کمک می کند. اگر در کار خود با مدارک و اسناد و گزارشات و فاکتورهای کاغذی بسیاری سر و کار دارید برای مرتب نگهداشتن و ایجاد یک فضای سازمان یافته برای این اوراق نیاز به خرید کازیه خواهید داشت.
ماژیک هایلایت
یکی دیگر از ابزارهای پرطرفدار یک حسابدار، ماژیک علامتگذار یا همان ماژیک هایلایت است. بطور معمول هدف استفاده از هایلایتر برجسته نمودن بخشی از متن با امکان خوانایی آسان است. از اینرو حسابداران برای مشخص کردن اعداد یا نکات مهم در گزارشات از ماژیک هایلایت استفاده میکنند. برای خرید متنوع ترین مجموعه ماژیک هایلایت نئونی یا ماژیک هایلایت پاستلی از برندهای معتبر ایرانی و خارجی، میتوانید به وب سایت دفتر دستک مراجعه نمایید.
دفترچه یادداشت و یادداشت چسبان
اهمیت یادداشت برداری و نوشتن فهرست کارهای روزانه و برنامه ریزی در ناخودآگاه ذهن برای ارائه بهترین راه حل و اجرای صحیح و انجام کارهای جاری روزانه از اهمیت ویژه ای برخوردار است. همچنین تمامی افراد شاغل به خصوص حسابداران برای یادآوری کارهای مهم روزانه و طبقه بندی و اولویت بندی آنها به دفتر یادداشت نیاز دارند. در کنار این ابزار ارزشمند گاهی نیاز به یادداشت نمودن پیامی کوتاه بر روی میز کار خود و یا همکارتان هستید، پس در اینصورت به یادداشت چسبان یا همان استیکی نوت نیاز دارید. امروزه استیکی نوت در مدل ها، اندازه و رنگ های متنوع تولید می شود.
منگنه و پانچ: از ابزارهای حسابداری
از دیگر ملزومات اداری برای یک حسابدار، منگنه و پانچ است. از آنجایی که حسابداران با کاغذهای زیادی سر و کار دارند و باید تمامی مدارک را مرتب و طبقه بندی نمایند، منگنه و پانچ ابزاری کمکی برای آنها بشمار می رود. به طور معمول برای بایگانی نمودن مدارکی که ممکن است در آینده به آن نیاز پیدا کنند از پانچ استفاده میکنند و اسناد و کاغذهای مورد نیاز خود را در زونکن قرار می دهند. اما گاهی لازم است تا اوراق مربوطه به یکدیگر نصب شوند؛ در اینصورت از منگنه برای اتصال آنها به یکدیگر و جلوگیری از گم شدن استفاده می شود.
تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری
تهیه نرم افزار و سخت افزارهای حسابداری کارآمد، یکی از دغدغه های اصلی هر شرکت و سازمانی بشمار می رود. به طوری که پیدا کردن بهترین سیستم و وسایل جانبی آن کاری سخت و دشوار است.
یکی از اصلی ترین ابزار برای یک حسابدار، داشتن لپ تاپ یا کامپیوتر است. در ابتدای امر سعی کنید سیستمی را انتخاب کنید که مناسب کار حسابداری باشد. از آنجایی که حسابداران روزانه با اعداد و ارقام مختلفی در ارتباط هستند و به طور مداوم به صفحه مانیتور نگاه میکنند، پس بهتر است کامپیوتری انتخاب کنید که رزولوشن صفحه نمایشگر آن بالا باشد. اگر شما شخصی هستید که در طول روز به طور مداوم جا به جا می شوید، بهتر است از لپ تاپ با وزنی نسبتاً سبک استفاده کنید. همچنین از دیگر ویژگی های مهم در لپ تاپ داشتن عمر باتری و کیفیت بالای آن است.
هارد اکسترنال یک وسیله برای ذخیره سازی اطلاعات است که با حجم های مختلف در بازار قابل خریداری است. این وسیله از طریق اتصال USB یا FireWire یا به صورت بی سیم به کامپیوتر متصل می شود. استفاده از این وسیله بسیار آسان است و در هر زمان و مکانی قابل استفاده است. فضای ذخیره هارد به حجم داده های شما بستگی دارد. اما قبل از خرید به برند تجاری و سرعت انتقال داده ها توجه کنید.
نرم افزار مایکروسافت آفیس با داشتن چندین نرم افزار کاربردی در زیر مجموعه خود از جمله نرم افزار اکسل یکی از کاربردی ترین نرم افزارها برای استفاده حسابداران است. نرم افزار اکسل برای پشتیبانی از توابع حسابداری مانند بودجه بندی، تهیه صورت های مالی و تنظیم ترازنامه طراحی شده است. نرم افزار اکسل یک مجموعه عالی در حسابداری و آموزش حسابداری برای افراد مبتدی است. محاسبات در اکسل با دقت و سرعت انجام می شوند و تنها چیزی که نیاز دارد وارد کردن اطلاعات صحیح است.
تکنولوژی در اکثر مواقع به مقوله به روز بودن و استفاده بهینه و تمام و کمال از ویژگی های دلخواه کمک می کند. نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. پس در همان ابتدای راه اندازی کسب و کار خود بهتر است از بهترین و مناسب ترین نرم افزار حسابداری منطبق با نیاز کسب و کار خود استفاده نمایید و سعی کنید با تمامی سیاست های آن نرم افزار آشنا شوید تا در میانه راه به مشکل نخورید!
حال در این قسمت شما را با چند نمونه نرم افزار آشنا میکنیم.
- نرم افزار حسابداری سپیدار: یکی از بهترین نرم افزارهای حسابداری در ایران، سپیدار است که به عنوان با سابقه ترین نرم افزار شرکتی معرفی شده است. یکی از مهم ترین کاربردهای این نرم افزار قابلیت یکپارچگی با نرم افزار CRM مثل پیام گستر و پشتیبانی رایگان به مدت یک سال است. اما شاید یکی از ضعف های این سیستم، سرعت پایین آن تلقی شود.
- نرم افزار حسابداری فرداد: یکی از نرم افزارهای محبوب در میان کسب و کارهای کوچک، فرداد است که از زمان ورود به بازار توانسته محبوبیت بالایی کسب کند. این نرم افزار با ارائه قابلیت هایی امکان ارتقا به یک ERP سازمانی را فراهم کرده است و امروزه از این نرم افزار میتوان به صورت شبکه یا تک کاربره در شرکت استفاده نمود.
- نرم افزار حسابداری محک: یکی از نرم افزارهای موفق طی ده سال اخیر است. نرم افزار محک برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ، بسته های متفاوتی طراحی کرده است تا شما بسته به نیازتان آن ها را خریداری کنید. در حال حاضر سه گروه نرم افزار شامل نرم افزار حسابداری فروشگاهی، نرم افزار حسابداری شرکتی و نرم افزار حسابداری تولیدی توسط این شرکت ارائه می شود.
کلام آخر
در هر کسب و کاری که فعالیت دارید؛ برای بهینه انجام دادن امور نیاز به نیروی انسانی متعهد و مسئول و البته تجهیزات فیزیکی مناسب جهت سازماندهی و پیشرفت پروژه ها خواهید داشت. دفتر دستک با گردآوری مجموعه ای از این ملزومات اداری شما را در تجهیز نمودن فضای کسب و کارتان یاری می رساند.