راه های مرتب کردن میز کار و نظم بخشیدن به آن

میز کار شما چگونه به نظر می رسد؟ آیا نوشت افزار، لوازم تحریر و تقویم کاری شما سازماندهی شده است؟ کامپیوتر شما چطور؟ آیا همه فایل‌ های شما دارای پوشه‌ هایی با نام‌ گذاری مناسب هستند و آیا می ‌دانید همه اسناد مهم شما در کجا قرار دارند؟

به نظر می رسد همه اینها امکانات کوچکی هستند، اما وقتی جمع شوند، میز شما را برای کار بهینه می کنند. آراستگی میز کار می تواند به افزایش بهره وری شما کمک کند و در این مقاله به نحوه مرتب کردن میز کار پرداخته شده است.

چرا مرتب کردن میز کار مهم است؟

همانطور که گفته می شود؛ "میز درهم ریخته نشانه ذهن درهم ریخته است." تمیز و منظم نگه داشتن فضای کار می تواند تأثیر زیادی بر بهره وری، تمرکز و توانایی شما در یافتن هر چیزی که نیاز دارید داشته باشد. تنها چیزی که لازم دارید کمی زمان، نظم و انضباط برای دور ریختن وسایل غیر ضروری و سیستمی برای اطمینان از قرار گرفتن همه وسایل در جای مناسب خود است.

برای مرتب کردن میز کار خود بهتر است به موارد زیر عمل کنید.

• چیدمان وسایل روی میز کار را تغییر دهید

اکنون زمان آن رسیده است که دوباره چیدمان وسایل را روی میز کارتان تغییر دهید. به روش های جدیدی فکر کنید که می توانید میز خود را تغییر دهید تا از فضایی که دارید بهتر استفاده کنید. طراحی یک چیدمان جذاب به شما کمک می کند به کارتان علاقه مند شوید. مرتب کردن مجدد وسایل روی میز کار یک ترفند کوچک است که با این وجود به از بین بردن یکنواخت دیده شدن وسایل مشابه در مکان‌ های یکسان کمک می ‌کند. این موضوع تا آنجا مهم است که بطور مثال در کشوری مانند چین، یک حرفه تخصصی به تغییر موقعیت اشیاء روزمره اختصاص داده شده است. این به عنوان فنگ شویی شناخته می شود و نشان داده شده است که از نظر روانی تأثیر کاملاً درمانی دارد.

• وسایل جدید خریداری کنید

کاغذ، قلم، جوهر یا منگنه کم شده است؟ از یک فروشگاه لوازم تحریر و لوازم اداری دیدن کنید و برخی از محصولات کاربردی را برای پر کردن میز کار خود انتخاب نمایید. یک لیست با خود ببرید تا اصول اولیه را فراموش نکنید. روی محصولاتی تمرکز کنید که زیاد استفاده می کنید. هنگامی که مشغول به کار می شوید، همه وسایل ضروری را که نیاز دارید، در اختیار خواهید داشت.

• چیدمان کنید

هنگامی که ایده ای در مورد چیدمان جدید میز کار خود دارید؛ دقت نمایید وسایل خود را به گونه ای قرار دهید که بهره وری را به حداکثر برسانید و در عین حال شلوغی های احتمالی را از بین ببرید. به عنوان مثال، مرکز میز را برای قرار دادن مانیتور و کیبورد کامپیوتر و یا لپ تاپ خود اختصاص دهید و ابزارها و اسناد مهم را در گوشه ای از میز کار به گونه ای که در دسترس باشند قرار دهید. این نه تنها کار را آسان‌ تر می‌ کند، بلکه شما را از جستجوی وسایل باز می‌ دارد، زیرا آنها همیشه در منطقی ‌ترین نقطه خواهند بود.

• در طراحی میز کارتان سلیقه به خرج دهید

یک میز تمیز و منظم هدف است، اما این بدان معنا نیست که باید کسل کننده باشد! چند وسیله تزئینی به میز خود اضافه کنید تا کمی جذابیت به آن ببخشید. چند قاب عکس، یک مجسمه کوچک یا یک ساختنی چوبی زیبا می تواند فضای شما را دل انگیز کند و آن را صمیمی تر نماید.

• ضروری ترین اقلام را نزدیک تر به خود نگه دارید

اگر متوجه شدید که به برخی وسایل بیشتر سر و کار دارید، مطمئن شوید که در دسترس و در جای مناسبی قرار داده شده اند. به این فکر کنید که چند بار روی میز خود به دنبال وسایل خاصی بوده اید و آنها را به ترتیب اهمیت جانمایی کنید. با در نظر گرفتن این مورد می توانید همیشه به راحتی لوازم مورد نیاز خود را در دسترس داشته باشید.

وقتی میز شما مرتب است، می توانید کارآمدتر و مؤثرتر کار کنید. وقتی هر چیزی جایی دارد و همه چیز در جای خود قرار دارد، لازم نیست وقت خود را برای جستجوی لوازم یا تلاش برای یادآوری اینکه آنها را کجا قرار داده اید تلف کنید. این نه تنها در زمان شما صرفه جویی می کند، بلکه به کاهش استرس نیز کمک می کند زیرا دقیقاً می دانید هر وسیله ای کجاست.

این موضوع برای میز کار در شرکت، سازمان و یا میز کار خانه صادق است. توجه به موقعیت مکانی میز کار نیز بهره وری را بالا می برد.

تکنیک های مرتب کردن میز کار

حالا بیایید به نحوه چیدمان میز کار خود بپردازیم. این 13 نکته برای منظم بودن میز کار به شما این امکان را می دهد که فضای کار خود را برای تمیزی، کارایی و موفقیت به بهترین شکل بهینه کنید.

• مطمئن شوید مقداری فضای خالی نگه داشته اید

شگفت ‌انگیز است که چگونه بسیاری از افراد میز کار خود را تا جایی پر می ‌کنند که جایی برای نوشتن یک یادداشت یا قرار دادن یک لیوان ندارد! این فضا خالی باید حداقل به اندازه ‌ای بزرگ باشد که بتوانید به راحتی در یک دفتر بنویسید تا لازم نباشد وسیله ای (لپ ‌تاپ، ماوس، پد ماوس) را جابه‌جا کنید تا فضایی از میز آزاد شود.

• فضای میز را تقسیم بندی کنید

یکی دیگر از راه های سازماندهی میز کار، تقسیم بندی سطح آن است. میز خود را برای کارهای خاص مانند کار با کامپیوتر، نوشتن، تلفن و ... به نقاط مختلف تقسیم کنید. این نه تنها به سازماندهی وسایل کمک می کند، بلکه انجام کارها را نیز برای شما آسان تر می کند.

• از ست رومیزی استفاده کنید

یکی از بهترین راه‌ ها برای نظم دادن به میز کار استفاده از ست رومیزی است. استفاده از ست رومیزی می تواند به زیبا و تمیز نگه داشتن میز کار و لوازم آن کمک کند. اگر روی میز شما وسایلی وجود دارد که به ندرت از آن استفاده می کنید، شاید آنها را در ظرفی ذخیره کنید و روی آن برچسب بزنید تا به یاد داشته باشید که در آنجا است.

• بر روی وسایل برچسب بزنید

اگر می خواهید سازماندهی میز کار را به گامی بالاتر ارتقاء دهید، به همه چیز برچسب بزنید. این شامل همه وسایل در داخل و اطراف میز کار می شود. با انجام این کار، دقیقاً می ‌دانید که هر وسیله کجاست و نیازی نیست وقت خود را برای جستجوی چیزها تلف کنید. می ‌توانید از نشانگرها و نوار چسب، یادداشت‌ های چسبناک برای کمک به برچسب ‌گذاری اقلام استفاده کنید.

• از گیره کاغذ استفاده کنید

گیره کاغذ نقش مهمی در مرتب کردن میز کار ایفا می‌کند. این ابزار ساده و کاربردی به کارمندان و دانشجویان کمک می‌کند تا اسناد و مدارک خود را به صورت منظم و دسته‌بندی شده نگه دارند و از پراکندگی و بی‌نظمی جلوگیری کنند. با استفاده از گیره کاغذ، می‌توان دسته‌های مختلفی از اسناد را به راحتی جدا و مشخص کرد، که این کار باعث می‌شود دسترسی به اطلاعات مورد نیاز سریع‌تر و آسان‌تر شود. همچنین، با کاهش حجم کاغذهای پراکنده بر روی میز، فضایی مرتب‌تر و کارآمدتر برای کار فراهم می‌شود که می‌تواند به افزایش بهره‌وری و تمرکز کمک کند. به این ترتیب، گیره کاغذ نه تنها به سازماندهی بهتر اسناد کمک می‌کند، بلکه محیط کاری منظم‌تری را نیز ایجاد می‌کند.

• یک پیام خوشحال کننده برای خود روی میز کارتان بگذارید

می ‌توانید با اضافه کردن مواردی که شما را خوشحال می کند یا انگیزه را در شما افزایش می دهد، یک میز کار الهام بخش داشته باشید. این می تواند هر چیزی از برخی عکس های خانوادگی گرفته تا نقل قول های الهام بخش و یا نگهداری از یک گیاه کوچک باشد. با احاطه کردن خود با چیزهایی که به شما الهام می بخشد و به شما احساس خوبی می دهد، به احتمال زیاد متمرکز و سازنده خواهید بود.

• تاجایی که می توانید برای ذخیره سازی اطلاعات از رایانه استفاده کنید

چیزهای زیادی وجود دارد که می‌ توانید در دنیای امروزی از شکل فیزیکی به فضای دیجیتال انتقال دهید. به عنوان مثال، به جای ذخیره فایل های کاغذی، می توانید آنها را به صورت الکترونیکی در رایانه خود نگه دارید. در این صورت برای نگهداری اسناد و مدارک نیازی به اختصاص دادن فضای غیر ضروری زیادی خواهد بود.

هر چیزی که بتوانید از شکل فیزیکی به دیجیتال منتقل کنید، به ایجاد فضایی باز برای کار شما کمک می کند. همچنین سازگارتر با محیط زیست خواهد بود.

• وسایل ضروری را تنها بر روی میز کار نگهداری کنید

به یاد داشته باشید که میز شما مکانی برای کار است، نه مکانی برای نگهداری هر چیزی که دارید. مطمئن شوید که فقط اقلام ضروری و مربوط به کار را روی میز خود قرار داده اید و بقیه را در جای دیگری نگهداری کنید.

• چند وقت یکبار وسایل روی میز کار را کنترل کنید

به طور دوره ای میز خود را به طور کامل کنترل کنید و از شر چیزهایی که دیگر نیاز ندارید خلاص شوید. این موضوع می تواند شامل هر چیزی باشد، از کاغذهای قدیمی گرفته تا لوازم اداری استفاده نشده. با انجام این کار، فضای بیشتری روی میز کار خود برای وسایلی که به طور منظم استفاده می کنید، باز می کنید.

• در یک زمان روی یک مطلب کار کنید

هنگامی که پشت میز خود کار نشسته اید، جهت تمرکز بر روی انجام یک کار سعی کنید تعداد زیادی فایل یا یادداشت مربوط به کارهای مختلف به طور همزمان باز نباشند. این موارد مطمئناً می‌ توانند باعث به هم ریختگی ذهنی شوند و شما را از انجام وظایف اصلی با اولویت بالاتر باز دارند.

• یک سیستم بایگانی به صورت فیزیکی و دیجیتال برای خود درست کنید

یکی از بهترین راه ‌ها برای سازمان ‌دهی میز کار، راه‌ اندازی یک سیستم بایگانی، هم به صورت فیزیکی و هم دیجیتال است. اگر به کاغذ و کلاسور روی میز خود نیاز دارید، از مرتب کننده فایل و کاغذ استفاده کنید تا همه چیز در جای خود قرار بگیرد. (به یاد داشته باشید به همه چیز برچسب بزنید!)

در رایانه خود، مطمئن شوید که تمام اسناد مهم شما در پوشه هایی با نام مناسب ذخیره می شوند. این پوشه ‌ها می‌ توانند زیر پوشه ‌هایی داشته باشند که به همه اطلاعات در رایانه شما محل خاصی برای بایگانی بدهد.

• از جاقلمی استفاده کنید

می توانید برای جلوگیری از بهم ریختگی میز کار، از جاقلمی های استاندارد استفاده کنید. با اینکار یک قدم برای آراستگی میز کارتان برداشته اید.

• کابل ها را مخفی کنید

تا جایی که می توانید تمامی اتصالات و کابل ها را مخفی کنید. این کار از نقطه نظر بصری کمک می‌ کند تا فضا کمتر شلوغ دیده شود و در نتیجه از اضطراب‌ های ناشی از فضای شلوغ و بهم ریخته جلوگیری می نماید.

• کمد یا کتابخانه داشته باشید

اگر کمد یا کشو برای نگهداری وسایل ندارید، یک کتابخانه کوچک می ‌تواند برای نگهداری وسایلی مانند پوشه‌ بایگانی، کلاسورها، کتاب‌ ها و ... به شما کمک کند تا میز کار خود را خلوت نمایید. همچنین اگر آن را با وسایل شخصی تزئین کنید، می تواند نمای زیبایی به فضای کار شما ببخشد.

از چه وسیله هایی برای مرتب کردن میز کار استفاده کنیم؟

کازیه

اگر در کار خود با مدارک و فرم ها و گزارشات کاغذی بسیاری سر و کار دارید برای مرتب نگهداشتن و ایجاد یک فضای سازمان یافته برای نگهداری این اوراق نیاز به خرید کازیه خواهید داشت! نگهداری و طبقه بندی مدارک در طبقات مختلف کازیه باعث می شود تا به راحتی اسناد مورد نظر خود را پیدا کنید.

دفترچه یادداشت و کاغذ های چسبان

نگه داشتن یک دفترچه یادداشت بر روی میز کار می تواند مفید باشد. می توانید هر ایده یا فکری که به ذهنتان می آید را یادداشت کنید. این یک راه عالی برای ذخیره طرح ها یا ایده ها است تا آنها را فراموش نکنید. همچنین برای یادداشت برداری نکات مهم و ضروری می توانید از کاغذ یادداشت چسبان استفاده کنید تا هیچ کاری از قلم نیفتد!

سطل آشغال

حتماً یک سطل زباله در کنار میز کار خود داشته باشید. این یک راه ساده است تا یک قدم مهم در جهت تمیز نگه داشتن میز کار خود بردارید. اگر مجبور باشید 15 تا 20 متر اضافی راه بروید تا چیزی را درون سطل زباله بیاندازید، ممکن است گاهی دشوار و کسل کننده باشد به همین دلیل سطل زباله در کنار میز کار یک امر ضروری است.

گلدان

استفاده از یک گلدان تزئینی یا مزین به گیاه واقعی می تواند به آراستگی میز کار کمک کند و شما روزانه با دیدن این گلدان زیبا، از اتاق و میز کار و مسئولیتی که دارید؛ نهایت لذت را خواهید برد.