نحوه چیدمان میز کار اداری یکی از فاکتورهای مهم و تأثیر گذار در افزایش کیفیت کار کارکنان است. اصول چیدمان میز کار به فاکتورهای مختلفی بستگی دارد که باید آن ها را در نظر گرفت و در مقابل بی توجهی به آن ها می تواند عواقب و مشکلات فراوانی را به همراه داشته باشد. بیشتر افراد در طول روز بیشترین زمان خود را در محل کار خود سپری می کنند. از این رو داشتن محیط کاری مرتب و تمیز می تواند تأثیر بسزایی در راندمان کاری و روحیه فرد داشته باشد. چیدمان صحیح میز کار باید به نحوی باشد تا کارمند بتواند به تمام وسایل مورد نیاز خود دسترسی کامل داشته باشد. تحقیقاتی که توسط Herman Miller انجام شد نشان دهنده این واقعیت بود که طراحی محیط کاری ارتباط مستقیم بر عملکرد و کارایی افراد دارد. به طوری که افرادی که در محیط کاری با استانداردهای لازم در ارتباط هستند، نسبت به بقیه افراد 16% بهره وری بالاتر و 9% رضایت شغلی دارند.
نحوه چیدمان میز کار در هر فرد متفاوت است و به سلیقه فرد بر میگردد. در ابتدا باید به این نکته توجه کنیم که هر فرد چه جایگاه و مسئولیتی دارد و متناسب با آن روش چیدمان میز کار تعریف شود. به طور مثال اگر پست سازمانی فردی منشی گری است پس باید وسایلی چون زونکن، تقویم، کاور، تلفن و دفتر برنامه ریزی را در کنار خود داشته باشد اما این به این معنا نیست که تمامی وسایل را روی میز کار قرار دهد. بهتر است از تعدادی قفسه برای اینکار استفاده کند. در این صورت نظم محیط کاری خود را بهم نمیزند و باعث آشفتگی دیگر کارکنان نمی شود. چیدمان میز محل کار باید به گونه ای باشد که نظم بخش بهم نخورد. اگر چیدمان میز کار اداری به روش اصولی نباشد ممکن است در زمان رفت و آمد دیگر کارکنان باعث ایجاد هرج و مرج و آشفتگی شود و نظم سازمان و بخش بر هم بخورد. یک چیدمان منظم به این معنا است که هر زمان بتوان آن را تغییر داد چرا که بعضی از سازمان های بزرگ دارای اصول مهمی برای نحوه چیدمان میز کارمندان خود هستند.
اهمیت چیدمان صحیح میز کار
چیدمان صحیح میز کار همیشه جزء یکی از مهم ترین استاندارد های یک سازمان محسوب می شود که متأسفانه در بسیاری از سازمانها به این اصول توجهی نمیشود. نحوه چیدمان میز کارمندان باعث افزایش کارایی در آنها می شود که تمامی مدیران هر مجموعه باید به آن توجه نمایند. در محیط اداری چیدمان اصولی برای میز کار کارکنان در نظر گرفته می شود نه اینکه هر فرد با توجه به سلیقه خود میز کار خود را جانمایی کند! دلیل و اهمیت این موضوع آن است که در زمان هایی که مراجعه کننده به سازمان زیاد باشد و یا کارها سنگین باشند اصولی نبودن چیدمان میز کار باعث هرج و مرج و آشفتگی ذهن افراد حاضر شده و کارها به سرعت پیش نمی رود، حتی ممکن است باعث ضرر و زیان مالی شود.
برای داشتن میز کاری مرتب باید به چند اصل توجه کنیم که در ادامه به آن می پردازیم.
- نظم
یک محیط اداری دارای میز، صندلی، قفسه، کتابخانه، صندلی و غیره است که اگر هر کدام از اینها به درستی و در جای مناسب قرار نگیرد باعث هرج و مرج، شلوغی و عدم وجود مسیر مناسب برای رفت و آمد و عدم نظافت کامل محیط می شود. اما داشتن نظم و ترتیب در محیط کار باعث آرامش اعصاب و تمرکز بیشتر در محیط کار می شود و تمامی کارها در زمان مشخص خود انجام می شود.
- قابلیت تغییر دادن چیدمان میز کار
پس از رعایت نظم اداری باید به این مسئله توجه کنید که وسایل و چیدمان میز کار اداری شما قابلیت تغییر را داشته باشد حتی اگر آن تغییر بسیار جزئی باشد. اما نکته ای که باید در این قسمت هم به آن توجه داشت این است که هر فرد نمی تواند با توجه به استانداردهای خود چیدمان میز کاری خود را تغییر دهد بلکه تمامی تغییرات باید به صورت واحد و براساس یک استاندارد باشد.
- داشتن حس آرامش در محیط کار
از دیگر مواردی که میتوان به آن اشاره کرد داشتن احساس آرامش در زمان کار است که این مورد در هر فرد متفاوت معنا می شود. اما به طور کلی مواردی همچون سکوت، دمای مناسب، نور مناسب می تواند در داشتن این حس تأثیر گذار باشد. اما برای داشتن تمامی این موارد باید محیط کاری از یکسری زیرساخت ها و استانداردهایی برخوردار باشد.
نحوه چیدمان میز کار
بهترین فردی که میتواند میز کارتان را چیدمان کند، خودتان هستید چرا که هیچکس نمی داند که کدام وسیله بیشتر مورد استفاده شما است. قبل از چیدمان میز محل کار به مسئولیت هایی که دارید توجه نمایید و مطابق با آن وسایل را روی میز کار بچینید. همیشه بدانید مرکز میز مهم ترین قسمت است و سعی کنید در این قسمت پرکاربردترین وسیله را قرار دهید. شاید بتوان گفت دومین وسیله ای که باعث شلوغ شدن میز کار میشود، سیم ها هستند. پس بهتر است سیم ها را از داکت های مخصوص عبور دهید تا میز کاری منظمی داشته باشید. سومین وسیله ای که باید در کنارتان داشته باشید تلفن است، اگر راست دست هستید و از ماوس در زمان های طولانی استفاده می کنید پس بهتر است تلفن را در سمت چپ خود بگذارید و با دست چپ به تلفن پاسخ دهید. چهارمین وسیله ضروری بر روی میز کار، استیکی نوت یا همان یادداشت چسبان است که میتوانید برای نوشتن نکات مهم از آن ها استفاده کنید. همیشه سعی کنید یک دفترچه یادداشت هم در کنار خود داشته باشید تا لیست کارهای روزانه خود را در آن یادداشت نمایید. اگر فردی هستید که به گل و گیاه علاقه دارید و فضای کاری شما نور لازم برای رشد گیاه را دارد، حتما از گل و گیاه استفاده کنید. اینکار باعث بالا رفتن روحیه کاری و حس شادی و نشاط در فرد می شود. شاید در اینجا سؤالی برای شما پیش بیاید و از خود بپرسید که آیا گیاهان می توانند در انجام کار به شما کمک کنند؟ ممکن است نادرست به نظر برسد اما بله، یک یا دو گیاه در دفتر کار شما می توانند بهره وری و کارایی شما را بهبود ببخشند. دانشمندان دریافته اند که گیاهان داخل محل کار از خستگی و اشتباه در کارها جلوگیری می کنند. حتی داشتن نمای پنجره ای از گیاهان می تواند باعث ترمیم و حفظ تمرکز افراد شود. به گفته روانشناسان دانشگاه اکستر، اگر شما نمیتوانید گیاهی روز میز کاریتان داشته باشید، ممکن است 15 درصد کارایی شما کاهش یابد!
وسیله دیگری که در چیدمان صحیح میز کار باید روی میز کار داشته باشید تقویم است. داشتن این وسیله پرکاربرد به شما در انجام کارهای روزانه کمک فراوانی میکند. همچنین بهتر است از یک جاقلمی برای گذاشتن خودکار، مداد، قیچی و هایلایتر استفاده کنید و با اینکار از گم شدن و داشتن میز شلوغ جلوگیری نمایید. در صورت امکان میتوانید از یک قاب عکس خانوادگی بر روی میز کاریتان استفاده کنید و با هر بار دیدن آن، لبخند را مهمان لب های خود کنید. همچنین اگر محیط کاری شما دارای فضای مناسب است سعی کنید میزها را دو به دو روبروی هم قرار دهید. اینکار باعث ایجاد فضای کافی برای رفت و آمد کارکنان می شود.
نکات چیدمان میز کار
مهم ترین اصول چیدمان میز کار رعایت کردن توازن است. شما نمی توانید تمامی وسایلتان را در یک سمت بچینید و خودتان در سمت دیگر بنشینید. در خصوص نحوه چیدمان میز کار اداری بهترین کار این است که صندلی شما در پشت میز قسمت وسط قرار گیرد و تمامی وسایل مورد نیازتان را در دو طرف میز چیدمان کنید تا به همه آنها تسلط کافی داشته باشید. اگر با کامپیوتر سر و کار دارید میتوانید آن را درست در مرکز میزتان و البته با فاصله 20 تا 40 اینچ از خودتان قرار دهید. اگر مانیتور خیلی دور باشد شما مجبور می شوید به جلو خم شوید و اینکار در طولانی مدت باعث آسیب به مهره های ستون فقرات و گردن می شود و اگر خیلی نزدیک باشد باعث آسیب به چشم ها می شود. همچنین زاویه دید برای دیدن کل صفحه کامپیوتر نباید بیشتر از 60 درجه باشد. توجه کنید صفحه مانیتور را بیشتر از 10 تا 20 درجه خم نکنید که در غیر اینصورت باعث آسیب جدی عضلات گردن در آینده می شود و در آخر در مورد محل قرار گیری صفحه کلید و ماوس صحبت میکنیم. چیدمان میز کارمند باید به گونه ای باشد که صفحه کلید به اندازه کافی به بدن شما نزدیک باشد تا بتوانید آرنج خود را به راحتی در کنار پهلوان نگه دارید و از کشیدگی شانه ها جلوگیری کنید. همانطور که اشاره شد، صفحه کلید شما باید به اندازه کافی پایین باشد که بازوها تقریباً با زمین موازی باشند و مچ دستان شما به سمت پایین صاف یا زاویه دار باشد. متأسفانه بیشتر صفحه کلیدها به صورت ارگونومی طراحی نشده اند. در مورد ماوس مطمئن شوید که اندازه آن متناسب با دستان شماست. اگر خیلی بزرگ یا خیلی کوچک باشد ممکن است در نهایت باعث آسیب به مچ دستتان گردد.
شاید یکی از مهم ترین نکات چیدمان میز کار انتخاب صندلی و میز متناسب با قدتان است. اما اگر نتوانستید میزی متناسب با قدتان پیدا کنید میتوانید از پایه های تنظیم کننده ارتفاع استفاده نمایید و یا اینکه از صندلی اداری با قابلیت تنظیم ارتفاع استفاده کنید. اگر زمان طولانی در پشت میز می نشینید حتما به این نکات توجه کنید چرا که در طولانی مدت ممکن است باعث آسیب جدی به ستون فقرات و عضلات گردن شود.
همچنین به دلیل سپری شدن زمان طولانی در محیط کار به این نکته توجه کنید تا محل کارتان از نور کافی برخوردار باشد. میزان نور محیط کار باید متناسب باشد و تلفیقی از نور طبیعی با نور مصنوعی باشد. میزان نور میتواند بر روی روحیه و سلامتی فرد تأثیر بگذارد. نور کم یا شدید می تواند باعث خستگی چشم و یا ایجاد استرس در فرد شود. از اوایل سال 1979 محققان توصیه کرده اند که نور طبیعی باعث کاهش استرس، بهبود روحیه و کمک به تمرکز می شود. در مطالعه ای که در سال 2014 انجام شد محققان پزشکی Northwestern و دانشگاه Illinois درUrbana Champaign دریافتند افرادی که در محل کاریشان نور بیشتری از پنجره ها دریافت میکنند خواب راحت تری در شب دارند. همچنین تمایل به انجام فعالیت های بدنی بیشتری نسبت به بقیه افراد دارند.
