مدیریت زمان و منظم نگه داشتن تمام برنامه های درسی و کاری، بخش مهمی از موفقیت تحصیلی و موفقیت کاری بشمار می رود. فارغ التحصیلی ممکن است بزرگترین هدف زندگی یک دانش آموز و دانشجو باشد و بهترین راه برای رسیدن به یک هدف، سازماندهی مراحل لازم برای رسیدن به آن هدف است. پلنر یا دفتر برنامه ریزی به شما کمک می کند تا مهارت های سازمانی خود را تقویت نمایید، همچنین روند یادگیری را بهبود می بخشد، به اولویت بندی کارها و برنامه های آموزشی کمک می کند و زمان را برای سایر فعالیت های خارج از محیط کار، دانشگاه و مدرسه آزاد می کند.
پلنر چیست؟
مدیریت زمان یکی از بزرگ ترین چالش هایی است که اکثر افراد حرفه ای با آن مواجه هستند، صرف نظر از اینکه در کجای سفر حرفه ای خود هستید! در واقع، حتی سطوح بهره وری روزانه شما نیز متفاوت است. برخی از روزها، فعالیت های روزانه ما محدود است و سپس روزهایی وجود دارد که حتی پاسخ دادن به ایمیل ها نیز سخت به نظر می رسد. ابزارهای مدرن مانند پلنر و یا دفتر برنامه ریزی و یا نرم افزارهای برنامه‌ریزی دیجیتالی می توانند به ما کمک کنند تا روزهای خود را بهتر برنامه ریزی کنیم و نظمی به هرج و مرج های ذهنی خود بدهیم. حال پاسخ بهتری برای سؤال پلنر چیست خواهیم داشت.
پلنرها به شما کمک می کنند بهره وری خود را با انجام کارهای با اولویت بالا افزایش دهید و تضمین می کند که حداقل مهمترین کارها را حتی در روزهایی که احساس نمی کنید توان انجامش را دارید؛ انجام دهید!
کاربرد دفتر پلنر
برای افرادی که به دنبال بهترین روش ها برای سازماندهی برنامه روزانه خود هستند، این سؤال پیش می آید: از چه ابزارهایی استفاده کنم و چگونه از آنها استفاده کنم؟ پاسخ ها تا حد زیادی به افراد بستگی دارد. هر فرد کمی متفاوت یاد می گیرد و برای کارهای مختلف به ابزارهای مختلفی نیاز دارد.
یقیناً نام پلنر به گوش شما خورده است؛ بنابراین شاید از خود بپرسید دفتر پلنر چیست؟ و چه کاربردی دارد. پلنر نوعی دفتر یادداشت است که برای برنامه ریزی روزانه و حتی بلند مدت به شما کمک بسیاری خواهد کرد.
بزرگترین کاربرد استفاده از پلنر یا دفتر برنامه ریزی اولویت بندی برنامه ها و کارهای روزانه است. بطور مثال وقتی متوجه شدید برای رسیدن به اهداف تحصیلی خود چه مواردی را لازم است با اولویت بالا انجام دهید، می توانید انرژی خود را به انجام آنچه که مهمتر است هدایت کنید و این همه منجر به تمرکز بیشتر، بهره وری بیشتر و افزایش اعتماد به نفس می شود.
مزایای دفتر پلنر
وقتی نوبت به سازماندهی و بهره وری بیشتر می رسد، هیچ جایگزینی برای یک دفتر برنامه ریزی جامع وجود ندارد. حال می خواهید بدانید دفتر برنامه ریزی چیست؟ با مطالعه ادامه مطلب متوجه خواهید شد که دفتر برنامه ریزی در اشکال و اندازه های مختلف، با بسیاری از ویژگی های تخصصی، که هر کدام برای یک نیاز خاص طراحی شده اند، وجود دارد.
تحقیقات نشان می دهد که احتمال پشیمانی شما از کارهایی که انجام نداده اید بسیار بیشتر است (۷۲%) نسبت به مسئولیت های مهمی که موفق به انجام آن شده اید! (۲۸%).
به همین منظور پلنر یا دفتر برنامه ریزی، چه دیجیتال و چه کاغذی، می تواند به شما در سازماندهی جنبه های مختلف زندگی برای رسیدن به اهدافتان کمک کند. ایجاد عادات خوب پیرامون برنامه ریزی بهره وری می تواند به معنای واقعی کلمه زندگی شما را تغییر دهد و کمک نماید تا احساس پشیمانی از شما دور شود.
انواع پلنر
- پلنر کاری (Work planners)
یکی از پرکاربرد ترین دفاتر برنامه ریزی است. چه عضوی از یک تیم باشید، چه مدیر یا فردی که کسب و کار خود را اداره می کند، به یک برنامه ریزی کاری نیاز دارید تا فعالیت های روزانه خود را به درستی پیگیری نمایید. همیشه افرادی هستند که باید آنها را پیگیری کنید، کارهایی که باید تمام شوند و برنامه هایی که باید انجام دهید. هنگامی که از یک دفتر برنامه ریزی برای کار استفاده می کنید، تمام این جزئیات را یکجا سازماندهی می کنید تا مجبور نباشید برای یافتن چیزی به ایمیل ها و دست نویس های متفرقه مراجعه کنید.
- پلنر خالی (Blank planners)
دفتر برنامه ریزی خالی به شما این فرصت را می دهد که دفتر برنامه ریزی خود را به گونه ای که دوست دارید طراحی و استفاده کنید. آنها یک بوم خالی هستند و شما می توانید از آنها برای جنبه های مختلف زندگی مانند برنامه ریزی مالی یا کار استفاده کنید. این پلنرها به شما این امکان را می دهند که کمی خلاق باشید و بدون هیچ محدودیتی از دفتر برنامه ریزی همانطور که دوست دارید استفاده نمایید.
- بولت ژورنال (Bullet journal)
بولت ژورنال دقیقاً همان چیزی است که به نظر می رسد و ایده عالی دیگری برای یک دفتر برنامه ریزی است. یک دفتر ساده است که در آن می توانید برنامه ریزی کل روز خود را طراحی کنید. بولت ژورنال یک بوم خالی است و برای کسانی که می خواهند دفتر برنامه ریزی خود را طراحی کنند عالی است. در بولت ژورنال خیلی وارد جزئیات نمی شوند و برای کسانی که دوست دارند چیزهای ساده و حداقلی داشته باشند عالی است.
- پلنر شخصی (Personal Planners)
این نوع دفتر برنامه ریزی را میتوانید برای جدا نگه داشتن زندگی شخصی و حرفه ای خود استفاده نمایید. می توانید از این دفتر برنامه ریزی شخصی برای پیگیری قرار ملاقات های پزشک، برنامه ریزی مناسبت های ویژه خانوادگی مانند تولد، سالگرد ازدواج و ... استفاده نمایید. آیا کارهایی وجود دارد که باید در خانه انجام دهید؟ مانند تماس با یک لوله کش؟ همه این موارد را می توان در پلنر شخصی خود گنجاند.
- پلنر مالی (Financial Planners)
این نوع از پلنر به شما کمک می کند تا روی اهداف مالی خود متمرکز بمانید. این دفاتر بر صورت حساب های ماهانه، بودجه بندی، گزارش هزینه ها، ردیاب صورتحساب و موارد دیگر تمرکز دارد. این دفتر برنامه ریزی به شما کمک می کند تا میزان درآمدتان، هزینه هایی که می کنید و اینکه آیا در حال پس انداز یا سرمایه گذاری هستید را مدیریت نمایید. حفظ امور مالی شما ممکن است طاقت فرسا به نظر برسد. برنامه ریزان مالی به شما کمک می کنند تا به راحتی به امور مالی خود بپردازید.
- پلنر سلامتی و تناسب اندام (Health And Fitness Planners)
یک نوع برنامه ریز اختصاصی می تواند به شما کمک کند تا به اهداف سلامتی و تناسب اندام خود برسید. این دفتر برنامه ریزی به شما امکان می دهد تمرینات، وعده های غذایی و کار روزانه خود را برنامه ریزی و پیگیری نمایید.
- پلنر سفر (Travel Planners)
دفتر برنامه ریزی مخصوص سفر به شما کمک می کند تا تعطیلات و سفرهای خود را برنامه ریزی نمایید. در این پلنر می توانید تمام اطلاعات مربوط به بلیط ها، کدهای رزرو، نکاتی درباره مکان رفتن، وظایف و موارد دیگر را جمع‌آوری نمایید.
- پلنر پایه (Basic planners)
برنامه ریزی پایه یک راه حل انعطاف پذیر برای کسانی است که می خواهند فعالیت های مختلف را پیگیری کنند. همانطور که از نام آن پیداست، این نوع پلنر ساده است؛ اما محصول بسیار خوبی برای شروع به سازماندهی افکار و کارهای روزانه است.
- پلنر روزانه (Daily planners)
پلنرهای روزانه روی هر روز هفته متمرکز هستند. برای مثال، در نسخه کاغذی یک صفحه کامل به یک روز هفته اختصاص داده می شود. پلنر روزانه بهترین انتخاب برای کسانی است که کارهای روزانه زیاد و متنوعی دارند که لازم است روی هر یک از آنها تمرکز کنند.
- پلنر هفتگی (Weekly planners)
پلنرهای هفتگی معمولاً یک هفته کامل را در یک نمای کلی به نمایش می گذارند. این پلنر برای انجام بسیاری از جلسات هفتگی، رویدادها و ضرب الاجل ها عالی هستند.
- پلنر ماهیانه (Monthly planners)
اگر اهداف بلند مدتی دارید، یک برنامه ریز ماهانه یا سه ماهه کاملاً ایده آل است.
- پلنر سالیانه (Annual planners)
یک برنامه ریز سالیانه اهداف و برنامه های سالیانه شما را جمع آوری می کند. این یک نمای کلی از سال را به شما ارائه می دهد. یک برنامه ریز سالیانه همچنین به عنوان یک قطب نما روزانه عمل می کند تا تصمیمات فعلی را که منجر به طراحی شما می شود؛ جهت دهد.
ویژگی های دفتر پلنر خوب
مطالعات و کارهای روزانه خود را به روشی که برای شما مناسب است شخصی سازی کنید. یک دفتر پلنر خوب و برجسته دارای ویژگی های زیر خواهد بود:
- دارای جلد محکم و بادوام است.
- کاغذ آن با کیفیت است.
- ترجیحاً دارای صفحات کلاسوری با قابلیت اضافه و کم کردن صفحات است.
بیشتر بخوانید: بهترین برندهای دفتر ایرانی و خارجی
نحوه ی استفاده از دفتر پلنر
در حالی که انتخاب نوع پلنر مناسب مهم است، یادگیری نحوه استفاده مؤثر از آن تنها راهی است که تأثیر مثبتی بر زندگی شما خواهد داشت.
در این قسمت به شما 5 نکته مهم را در هنگام استفاده از پلنر یادآوری می کنیم.
مطالعات نشان داده اند که ایجاد یک عادت جدید تا دو ماه طول می کشد. استفاده از برنامه ریز مستلزم ثبات است و اگر هر روز از آن استفاده نکنید، ابزار مؤثری نخواهد بود. برنامه ریز خود را درست در کنار تخت خود نگه دارید تا اولین چیزی باشد که صبح ها پس از بیدار شدن می بینید. این نه تنها به شما کمک می کند تا عادت نگاه کردن به دفتر پلنر خود را پیدا کنید، بلکه به شما کمک می کند تا برای روز آینده آماده شوید.
- تاریخ ها و مهلت های مهم را فوراً پر کنید
عادت کنید همه تاریخ ها و مهلت های مهم را به محض اطلاع از آنها یادداشت کنید. این باعث می شود که پیگیری همه مسئولیت هایتان را برای شما آسانتر کند و تضمین می کند که همه یادداشت های شما در یک مکان هستند.
- برای پیگیری موارد مختلف از کد گذاری رنگی استفاده کنید
برخی از افراد از کدهای رنگی و یا از رنگ روشن برای کارهای مهم یا یادآوری آن استفاده می کنند. استفاده از یک رنگ متفاوت برای هر موضوع باعث می شود که به راحتی ببینید چه چیزی در لیست کارهای خود دارید. این روش همچنین می تواند برای یادآوری تولدها و سایر رویدادهای خاص به صورت ماهانه مفید باشد.
اختصاص جدول زمانی خاص برای وظایف و مسئولیت های خاص است. این به شما کمک می کند تا آنچه را که می توانید به طور واقع بینانه هر روز انجام دهید پیش بینی کنید و به شما امکان می دهد از زمان آزاد خود بهتر استفاده نمایید. اختصاص یک زمان مشخص برای تکالیف مدرسه نیز می تواند به شما در بهبود تمرکز و بهره وری کمک کند.
- از ویژگی های بیشتری که پلنر ارائه می دهد، استفاده کنید
برخی از پلنرها دارای ویژگی های اضافه در بخش های ابتدا و انتها هستند، مانند تاریخ هایی که باید به خاطر بسپارید، ردیاب های هدف و گزارش های رمز عبور. بررسی کنید که آیا دفتر برنامه ریزی شما هر یک از این منابع را ارائه می دهد یا خیر و اگر چنین است از آنها استفاده کنید.
پلنر یا دفتر برنامه ریزی شخصی روشی مؤثر برای سازماندهی امور روزانه بشمار می روند و می توانند مهارت های مدیریت زمان شما را به طور مثبت بهبود بخشند. امیدواریم با خواندن این مقاله به شما در پیدا کردن پلنر خوب کمک کرده باشیم.